La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) vient de rendre ses recommandations sur le « cahier de rappel », registre devenu obligatoire pour certains établissements (restaurants, cafétérias, établissements de restauration rapide) placés en zone d’alerte maximale. A l’heure actuelle 70% des restaurants français sont sous cette directive
C’est quoi exactement un « cahiers de rappel » ?
Ce « cahier » est destiné à collecter les coordonnées des clients présents dans le restaurant, la cafétéria ou l’établissement de restauration rapide, fastfood, afin de les tenir à disposition des services de santé public en cas de contamination de l’un des clients.
Ce « cahier de rappel » peut-être sous forme de papier ou non (par exemple : un formulaire en ligne, QR code, SMS, etc.).
Quels sont les données à collecter ?
La CNIL rappel que pour les « cahiers de rappel », les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone ou email) : il est interdit de collecter davantage de données.
Les données les plus importantes sont le numéro de téléphone, le nom de l’établissement ainsi que la date et l’heure d’arrivée du client.
Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires
Les informations collectées dans les « cahiers de rappel » doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS. Toute autre utilisation (ex : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients, etc.) est strictement interdite.
Lors de la collecte des données, le restaurateur ne peut pas procéder à un contrôle d’identité de la personne, par exemple en demandant de produire une pièce justificative.
L’établissement doit renseigner la date et l’heure d’arrivée du client afin de pouvoir identifier ceux concernés par une enquête de contact tracing et déterminer le point de départ de la conservation des fiches (14 jours)
Informer les clients
Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.
Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ses données, et sous un format facilement accessible (ex : une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.).
Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre :
- – l’identité et les coordonnées de l’établissement ;
- – l’objectif de la collecte des données (faciliter le traçage des « cas contacts par les autorités sanitaires) ;
- – la durée de conservation des données (14 jours) ;
- – les droits dont dispose la personne concernée (notamment le droit d’accès et de rectification) ;
- – les éventuels destinataires, et en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infection à la COVID-19 serait détectée.
Une durée de conservation limitée
Conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, les données collectées dans le « cahier de rappel » devront être détruites au bout de 14 jours (quelle que soit leur forme : papier, digital…).
Sécuriser les données
Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients : il ne s’agit pas que chacun ait accès aux coordonnées de l’ensemble des clients présents au même moment que lui !
- Pour un « cahier de rappel » au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter, par le restaurateur lui-même, les informations. Le « cahier de rappel » doit être conservé dans un lieu sécurisé (ex : armoire ou pièce fermée à clef etc.) et ne pas être laissé à la vue de tous les clients.
- Pour les autres types de « cahier de rappel » (ex : QR code, formulaire en ligne, etc.), une attention particulière devra être apportée aux points suivants :
- sécuriser l’accès au système d’information utilisé avec un mot de passe « robuste » ;
- ne pas stocker les données collectées sur des matériels non sécurisés (ex : clé USB).
Qu’il s’agisse d’un « cahier de rappel » papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (ex : le gérant de l’établissement).
Les établissements hors zones d’alerte maximale ne sont pas soumis au respect de ce protocole sanitaire renforcé.
Source : https://www.cnil.fr/